Governança

Em 2013, a International Paper seguiu conduzindo o trabalho realizado em anos anteriores com foco na atualização e divulgação de políticas e procedimentos alinhados às práticas da International Paper Company. É por meio desses conjuntos de diretrizes e orientações que a empresa busca cumprir, na posição de sociedade vinculada a uma companhia de capital aberto de origem norte-americana, as regras e controles de governança impostos pela lei norte-americana Sarbanes-Oxley, por outras legislações nacionais e internacionais aplicáveis e também pela Securities and Exchange Commission (SEC). Somado a isso, a IP procura assegurar que todas as suas atividades e relações com clientes, fornecedores, comunidades, governos e acionistas sejam realizadas sob os sólidos padrões éticos que estão expressos em seu Código de Conduta, reconhecendo essa postura como o princípio fundamental para a sustentação de uma boa governança corporativa.

Código de Conduta

O Código de Conduta IP apresenta os valores essenciais e define o que desejamos ser coletivamente, enquanto empresa, e o que esperamos de nós mesmos enquanto indivíduos.

[G4-56 / G4-57 / G4-58]

A IP América Latina adota o Código de Conduta elaborado pela International Paper Company, que é seguido por todas as suas unidades, em todos os países em que atua. Disponível no site da empresa e na intranet, o documento é distribuído e aplicável a cada profissional, diretor ou membro do Conselho de Administração. Além disso, os conselheiros, unidos ao CEO e a todos os demais líderes, também o apoiam e se mantêm comprometidos em colocá-lo em prática diariamente.

Em 2013, o Conselho de Administração da IP aprovou e adotou a nova versão do Código de Conduta, que incorporou alterações discutidas internamente ao longo de 2012. O documento tem como objetivo informar e disseminar os valores, os princípios, as opiniões e a cultura da organização. Além disso, traz políticas relevantes sobre a melhor maneira de agir eticamente.

Estrutura organizacional

[G4-34 / G4-38 / G4-45]

O Lead Team é composto pela diretoria (sete diretores, mais uma gerência geral e o presidente), que se reúne mensalmente para tratar de assuntos relacionados às diferentes áreas da empresa (Comercial, TI e Projetos, Supply Chain, Sourcing & Florestal, Industrial, Jurídico e Sustentabilidade, Financeiro, Recursos Humanos e Comunicação Corporativa). Também com frequência mensal ocorre uma reunião focada em resultados, atrelada aos números apresentados pelos Estados Unidos.

A governança da IP é gerida por comitês que se reúnem periodicamente para tratar de questões específicas: Comitê de Ética (reuniões a cada dois meses), Comitê de Relações Governamentais (reuniões a cada três meses), Comitê de Sustentabilidade (reuniões mensais ), Comitê de EHS (reuniões a cada três meses) e Comitê Tributário (reuniões mensais). Mais informações sobre os comitês podem ser encontradas nos próximos parágrafos.

Comitês da IP

Comitê de Ética: é composto pela Diretoria Jurídica e de Sustentabilidade (Presidente do Comitê), Diretor de Recursos Humanos, Gerente de Auditoria e pelo Gerente Jurídico de Ética e Compliance (Secretário do Comitê). O comitê é responsável, prioritariamente, pelo recebimento de processos e investigação de todas as denúncias de infração ao Código de Conduta da International Paper, pelo acompanhamento e monitoramento da execução das medidas corretivas deliberadas, pela recomendação ao Lead Team de medidas preventivas de infrações éticas, pela decisão sobre conteúdo e processo das comunicações referentes a ocorrências de infrações éticas, pela recomendação e pelo suporte a programas voltados à educação ética.

Comitê de Sustentabilidade: é composto pelas áreas de manufatura, jurídica e de sustentabilidade, florestal, recursos humanos, comercial, supply e finanças. O objetivo central do comitê é apresentar propostas para a existência de uma gestão estratégica em sustentabilidade. Dentre os objetivos específicos estão a construção de uma unidade de governança de caráter corporativo em relação às questões de sustentabilidade da IP, o estabelecimento de um posicionamento corporativo capaz de orientar ações estratégicas da empresa para as diferentes partes interessadas e o estabelecimento de estratégias e prioridades de curto, médio e longo prazos a serem consideradas no processo de tomada de decisão da empresa.

Comitê de Relações Governamentais: é composto pelas áreas de Tax, Jurídico, Florestal, Industrial, Comercial, Recursos Humanos, Comunicação Corporativa, Sustentabilidade, IPEx e Planejamento Estratégico. Os principais objetivos do comitê são apresentar a área de relações governamentais em detalhes para os participantes do comitê, promover discussões sobre temas relevantes para a companhia, representar um espaço aberto para que as pessoas possam esclarecer dúvidas e trazer pontos de atenção e oportunidades das áreas, além de contribuir para que elas incluam o tema de relações governamentais nas tomadas de decisão e apoiar cada diretoria/localidade nos assuntos correlatos.

Comitê de EHS (Environment, Health and Safety): composto pelo Lead Team das áreas que possuem relação com a Saúde, Segurança dos Trabalhadores e Meio Ambiente. Os principais objetivos do comitê de EHS são: direcionar a empresa para os padrões internacionais de saúde, segurança e meio ambiente, promover a melhoria contínua nos resultados de saúde e segurança e focar na expansão do programa LIFE (Life-changing Injury and Fatality Elimination), que inclui a eliminação de acidentes fatais e aqueles que mudam a vida das pessoas.

Comitê Tributário: composto pelos integrantes do Lead Team e outros membros convidados, selecionados conforme o assunto a ser tratado. Por meio de reuniões mensais, esse Comitê tem como objetivo compartilhar os principais temas ligados à área tributária que impactem a organização, como, por exemplo, novos projetos, alterações nas legislações ligadas ao segmento de atuação de IP, entre outros.

A International Paper Company possui também alguns Comitês para suporte ao Conselho de Administração, com as seguintes funções:

Comitê de Auditoria e Finanças: o comitê é nomeado pelo Conselho para ajudá-lo em cinco papéis fundamentais de supervisão: acompanhamento da integridade das demonstrações financeiras da companhia e informações de procedimentos financeiro; revisão das qualificações e independência do auditor; supervisão do desempenho da função de auditoria interna da companhia e auditores independentes; e coordenação do cumprimento com as exigências legais e regulamentares relativas ao uso e desenvolvimento dos recursos financeiros da companhia.

Comitê de Governança Corporativa: é nomeado pelo Conselho de Administração para auxiliá-lo em quatro funções principais: assegurar que a empresa aja de acordo com princípios de governança corporativa; servir como comitê de nomeação do Conselho de Administração, responsável pela identificação e avaliação de pessoas habilitadas para serem membros do conselho; assegurar que as comunicações dos acionistas sejam tratadas de forma adequada pelo Conselho de Administração; e assegurar que os processos em vigor para a avaliação do Conselho de Administração, de seus comitês e administração da companhia sejam adequados.

Comitê de Políticas Públicas e Meio Ambiente: é também nomeado pelo Conselho para auxiliar a alta Administração na supervisão de problemas e riscos relacionados a políticas públicas e avaliação de potenciais impactos para a companhia. Também revisa e avalia os riscos e oportunidades relacionados às questões sobre saúde, segurança, meio ambiente e questões de sustentabilidade que impactam o negócio da IP.

Comitê Executivo: o Comitê Executivo é o comitê autorizado a tomar algumas decisões em nome do Conselho de Administração. O Comitê Executivo deve apresentar ao Conselho de Administração qualquer medida tomada pelo Executivo e, a cada ano, o Comitê Executivo deve analisar seu próprio desempenho e apresentar um relatório ao Conselho de Administração, para garantir o alinhamento das decisões.

Comitê de Desenvolvimento Administrativo e Políticas de Remuneração: é responsável por supervisionar os programas gerais de remuneração da companhia e aprovar remuneração dos vice-presidentes seniores da companhia. Recomenda para aprovação também a remuneração do Chief Executive Officer (“CEO”) para os diretores independentes. O Comitê fornece uma avaliação escrita sobre o desempenho do CEO e ainda certifica que a companhia possui políticas e programas para o desenvolvimento local da gerência sênior e para o planejamento de sucessão.