Gerentes de Portfólio
Devido a nosso tamanho, é muito importante acompanhar o que está acontecendo em todos os nossos 35 shoppings. Para certificar-se de que estamos atentos a todos eles, a equipe de Operações dividiu os 35 shoppings entre 6 gerentes de portfólio. O gerente de portfólio é o principal canal de comunicação entre a administração de nossos shoppings e a da BRMALLS. Suas obrigações mais importantes são garantir que os shoppings estejam cumprindo a estratégia determinada e procurar oportunidades de aumentar a receita e a eficiência do shopping. As metas dos gerentes de portfólio estão atreladas ao desempenho dos shoppings, alinhando seus interesses aos da Companhia.

Reuniões gerais de desempenho
Organizamos reuniões mensais para discutir todo o desempenho e a gestão dos 35 shoppings. Nessas reuniões, os gerentes de portfólio discutem o progresso mensal das metas do superintendente do shopping, do gerente de operações, do gerente financeiro e do gerente de marketing de cada shopping. Essa reunião também é usada para discutir e definir o mix de lojas e a comercialização de cada shopping.

Índice de qualidade
Mesmo focando no aumento da eficiência e na redução de custos operacionais em nossos shoppings, mantivemos a qualidade dos serviços oferecidos. Desde junho de 2008, medimos mensalmente o índice de qualidade de nossos shoppings (limpeza, segurança, estacionamento, etc.) com a auditoria externa do Bureau Veritas. Esse índice foi criado por nossa equipe de Operações e mede 280 itens mensalmente. Desde que começamos a medir, aumentamos a média do índice de qualidade de 60% em junho de 2008 para 84% em 2009.

Gestão das instalações
Outra medida importante para a redução dos custos foi a terceirização da gestão de nossas instalações. Contratamos empresas de serviços para vários shoppings, reduzindo também os preços dos serviços. A terceirização permitiu que a administração do shopping focasse questões mais estratégicas e na solução de problemas.

Compras compartilhadas
Em 2009, nossa equipe de Operações lançou um projeto para reduzir o custo condominial de nossos lojistas. Consolidamos as demandas dos shoppings que administramos, aumentando assim o tamanho da compra para termos poder de barganha sobre os preços. Negociamos preços de materiais, escadas rolantes, elevadores e telefonia móvel. As compras divididas ajudaram a diminuir nossos custos com condomínio e, consequentemente, reduziram o custo de ocupação de nossos lojistas ao mais baixo no setor de shoppings brasileiro, encerrando 2009 em apenas 9% do total de vendas.

Centro de Serviços Compartilhados
Em 2008, criamos nosso Centro de Serviços Compartilhados (CSC), responsável por todos os serviços administrativos, financeiros, contábeis, de TI e outros para nossa sede e nossos shoppings. O CSC leva em conta economias de escala e eficiências operacionais que resultam de controles, sistemas e processos internos mais padronizados, flexíveis e confiáveis. Essa confiabilidade deve-se em grande parte ao fato de que o CSC funciona pelo mesmo ERP (Enterprise Resource Planning) robusto da Oracle. No final de 2009, 18 dos 23 shoppings que administramos já estavam integrados ao CSC.